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POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
I.INTRODUCCIÓN
INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S. es una empresa dedicada a la comercialización de todo tipo de insumos para la gastronomía. Por medios presenciales y través de sus plataformas virtuales, compuestas por una página web y redes sociales, los consumidores pueden acceder a información sobre los productos exhibidos y realizar transacciones de compraventa de manera electrónica directamente con la empresa.
INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S. es una persona jurídica y con la finalidad de dar cumplimiento estricto a la normatividad vigente de protección de Datos Personales, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 del 2012, Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, presenta la siguiente POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (en adelante “Política de Tratamiento”) con el propósito de proteger la información personal brindada por los Titulares que tengan relación con INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S. como lo son proveedores, clientes, aliados, colaboradores y cualquier otra persona natural o jurídica sujeta del habeas data, de la cual INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S., obtenga, recolecte, procese o trate información o datos personales, sea que dicho tratamiento sea realizado por INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S. o por terceras personas que lo hagan por encargo de ésta.
La Política de Tratamiento tiene como objeto proteger el derecho constitucional del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado en las distintas bases de datos de INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S. (en adelante “INSUMOS DISTRICABALLERO”), y en virtud del cumplimiento de dicho derecho sólo recolecta y da Tratamiento a Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales. Así mismo, detalla los lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta con el fin de proteger los Datos Personales de los Titulares, las finalidades de Tratamiento de la información, el área responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer actualizar, rectificar y suprimir la información y los respectivos canales para que estos puedan ejercerlos.
DEFINICIONES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política de Tratamiento, la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se entenderán y tendrán en cuenta de manera armónica e integral, las siguientes definiciones:
ACCESO RESTRINGIDO: Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos. La empresa no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
ÁREA RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es el área dentro de la empresa, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales y la implementación del Programa Integral de Protección de Datos Personales.
ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTAS: Las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos serán atendidas por quien INSUMOS DISTRICABALLERO determine.
AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita dirigida a los Titulares de los datos personales que están siendo tratados por la empresa, en la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicadas, la forma de acceder a la mismas, y las finalidades para las cuales serán usados sus datos personales.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento. Incluye archivos físicos y electrónicos.
CALIDAD DEL DATO: El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, INSUMOS DISTRICABALLERO deberá abstenerse de someterlo a Tratamiento, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información.
CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales sólo serán tratados por el personal que determine INSUMOS DISTRICABALLERO o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados para tratarlos.
CONFIDENCIALIDAD: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quienes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma. Se debe proteger la confidencialidad de aquellos datos que no tengan la naturaleza de públicos, con el fin de garantizar la reserva de la información.
CUSTODIO DE LAS BASES DE DATOS: Persona natural, dentro de la empresa, que custodia las bases de datos personales.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATO SEMIPRIVADO: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.
DATO SENSIBLE: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
DERECHO DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. INSUMOS DISTRICABALLERO actúa como encargado del tratamiento de datos personales en los casos, en los que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.
FORMAS DE RECOLECTAR LOS DATOS PERSONALES: INSUMOS DISTRICABALLERO por cualquier medio podrá conocer, recolectar, almacenar, administrar la información del titular de la información de conformidad con la política de uso de datos contenida en el presente documento a través de los siguientes medios: (i) Aceptación tratamiento de datos por cualquier medio conocido y por conocer; (ii) Inscripción y uso de la página web o redes sociales de INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S.; (iii) Suscripción de cualquier tipo de contrato, alianza y/o convenio con INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S.; (iv) Inscripción como aliado de INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S.
HABEAS DATA: Es el derecho que tiene el Titular de los datos personales de exigir de las administradoras de los mismos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y rectificación de los datos, así como la limitación en su divulgación, publicación o cesión.
INFORMACIÓN DIGITAL: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. INSUMOS DISTRICABALLERO actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.
TITULAR: Persona natural o jurídica cuyos datos personales son objeto de Tratamiento. En el contexto de la presente política de tratamiento de datos personales los titulares podrán ser: (i) suscriptores/Clientes de la empresa; (ii) Contratistas; (iii) proveedores; (iv) aliados (v) todas aquellas personas no vinculadas a INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S. de quien se haga tratamiento de los datos personales.
TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
TRATAMIENTO: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realice INSUMOS DISTRICABALLERO o los Encargados del Tratamiento, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
VIOLACIÓN DE DATOS PERSONALES: Es el delito tipificado en el artículo 269 del Código Penal, el cual establece: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.”
PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Según lo establecido en el Título II de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la protección de datos personales se regirá por la aplicación armónica e integral de los siguientes principios:
Principio de legalidad en el tratamiento de datos personales: El tratamiento de datos personales a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento de los datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la mencionada ley.
DERECHOS DE LOS TITULARES
En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución y la ley, y sin perjuicio de lo dispuesto en las demás normas que regulen la materia, los Titulares de los datos personales podrán ejercer de forma gratuita e ilimitadamente los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar los Datos frente a él o los Encargados del Tratamiento de datos.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley.
c. Ser informado por la Entidad o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a los datos.
d. Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
La revocatoria y/o supresión será objeto de estudio por las áreas de la emrpresa, como quiera que, esta debe guardar trazabilidad de sus actividades a corto, mediano y largo plazo. La supresión de los datos solo operará cuando la Autoridad Competente haya determinado que, en el Tratamiento la Entidad o Encargados del Tratamiento de Datos Personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
f. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
INSUMOS DISTRICABALLERO como responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
k. Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
FORMA DE RECOLECTAR LOS DATOS
La recolección de datos personales de usuarios potenciales y usuarios/clientes/consumidores de la empresa, se realizará de las siguientes formas, sin limitarse a las mismas:
· A través del acceso a páginas Web de la compañía: www.districaballerosas.com
· A través de llamadas telefónicas.
· Mediante eventos realizados por INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S.
· Mediante el intercambio de correos electrónicos.
· A través del contrato con los aliados y sus anexos.
· A través de los formatos de INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S.
· A través del acceso a las redes sociales de INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S.
· A través de formularios físicos y digitales.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Los Datos Personales que recolecta INSUMOS DISTRICABALLERO, son incluidos en una Base de Datos ya sea propia o por medio de la prestación del servicio por parte de un tercero, a la cual tiene acceso el personal autorizado o el personal que en ejercicio de sus funciones deba tener acceso, advirtiendo que en ningún caso está autorizado el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos, y que le sean comunicados al Titular directamente a más tardar al momento de la recolección.
La recolección, almacenamiento, uso y/o circulación de los datos personales de usuarios de INSUMOS DISTRICABALLERO tiene como finalidad principal prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada dando cumplimiento a la normatividad vigente. Por lo anterior, las finalidades de recolección y tratamiento de los Datos Personales de los Usuarios y Clientes de INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S. serán las siguientes: Desarrollar las actividades propias de la Compañía, realizar contactos por la compañía o terceros designados con el fin de recobrar los montos adeudados por cualquier medio autorizado por el Titular, así como ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar, almacenar, transferir, transmitir, circular y/o suprimir todos los datos personales dentro de los sistemas y archivos de INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S. o aquellos contratados por INSUMOS DISTRICABALLERO.
Finalidades específicas del tratamiento de datos personales:
· Prestar el mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación comercial entre el Titular del dato personal e INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S.
· Proveer a los usuarios de la información necesaria, a través de la página Web y diversas redes sociales, sobre los productos de los oferentes, para formalizar la relación de consumo de dichos productos.
· Realizar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo comercial, operativo y/o de administración de sistemas.
· Prestar los servicios de la empresa y realizar el seguimiento de acuerdo con las necesidades particulares del usuario, con el fin de brindar los servicios y productos adecuados para cubrir sus necesidades específicas.
· Realizar el envío de información de novedades, noticias, boletines, foros de educación, publicidad o marketing, ventas a distancia.
· Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando de esta manera un mejor servicio.
· Realizar estrategias de mercado mediante el estudio del comportamiento del usuario frente a las ofertas y con ello mejorar en su contenido, personalizando presentación y servicio.
· Elaboración de prospecciones comerciales y segmentación de mercados.
· Realizar encuestas de satisfacción y ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa, para calificar el servicio y la atención por medio de los canales dispuestos para ello.
· Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios de la empresa o tercero; y direccionarlos a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
· Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.
· Usos administrativos, comerciales y de publicidad que se establezcan en los acuerdos suscritos con los clientes Titulares de la información.
· Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de clientes.
· Tener acceso a centrales de riesgo para conocer los estados financieros de los clientes.
· Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
· Transferencia o Transmisión de Datos Personales nacional o internacionalmente a proveedores con los que INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S. desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social. Asimismo, se podrá hacer Transferencia a los aliados estratégicos de la empresa para que ejecuten actividades de marketing, publicidad y promociones asociadas con el objeto social; todo de acuerdo con las disposiciones de la normativa colombiana.
· Remitir información a los Encargados del Tratamiento para facilitar y mejorar la calidad del servicio de INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S.
· Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación comercial.
· Solicitar la autorización de cobro ante las entidades definidas y autorizadas para ello.
· De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.
· Realizar registros de gestión económica, contable, fiscal y administrativa, para la gestión de cobros y pagos, de facturación y de cumplimiento de obligaciones financieras.
· Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
· Realizar gestión de estadísticas internas, con el fin de hacer seguimiento al servicio.
Finalidad del tratamiento de los datos personales de los Aliados:
La recolección y tratamiento de los datos personales de los aliados se hará con el fin de contactar y contratar los productos o servicios que INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S. para el normal funcionamiento de su operación, de igual forma tendrá las siguientes finalidades:
· Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios relacionados con los proveedores.
· Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración de aliados, proveedores y/o contratistas.
· Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
· Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
· Mantener un registro de la información de los aliados.
· Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.
· Realizar gestiones de pagos y cobros en la relación contractual.
· Verificar la información aportada por los aliados, para controlar y prevenir el fraude.
· Gestionar procedimientos administrativos para desarrollar cualquier otra actividad en cumplimiento de la relación entre los aliados e INSUMOS DISTRICABALLERO.
· Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
· Transferencia o transmisión de datos a nivel nacional o internacional, de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de INSUMOS DISTRICABALLERO, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
· Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad.
· Tener acceso a centrales de riesgo para conocer los estados financieros de los aliados
· Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación comercial.
· Para otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e informada al Titular, siempre y cuando no estén dentro del alcance general el presente punto.
AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
El consentimiento y autorización por parte del Titular de la información es un requisito constitucional y legal que deben cumplir las personas responsables del tratamiento de datos personales.
El consentimiento debe cumplir con los siguientes presupuestos:
Previo: La autorización la debe dar el Titular de información de manera previa a cualquier tipo de Tratamiento de datos personales.
Expreso: La autorización debe otorgarse de forma inequívoca, clara y específica.
Informado: El Titular debe comprender claramente para qué serán tratados sus datos personales y las finalidades que pueden derivarse del Tratamiento de los mismos.
CANALES DE ACCESO Y MECANISMOS DISPUESTOS POR INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S.
En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión por parte del Titular de los datos personales, sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados, INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S. habilitará canales de acceso para los Titulares.
Todas las comunicaciones, consultas, quejas y/o reclamos deberán ser dirigidas al ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE de INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S., por cualquiera de los siguientes medios:
Atención electrónica: servicioalcliente@districaballerosas.com
PROCEDIMIENTO LEGAL PARA CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS
Las consultas, quejas o reclamos podrán ser presentados a través de un documento con las características que se describen en cada uno de los supuestos o mediante el formulario de consultas quejas y reclamos que podrán consultar en www.districaballerosas.com en la opción PQRS.
A. Procedencia de las Consultas y su procedimiento:
Tratándose del derecho de petición en calidad de información y/o consultas, INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S. dará respuesta en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción de la petición o consulta.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se informará al interesado, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que ésta se atenderá, la cual no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.
i. El documento de consulta deberá contener lo siguiente:
o Área a la cual va dirigida (Servicio al Cliente).[ÁG2]
o El nombre y número de identificación del Titular.
o Copia del documento de identidad del titular.
o Descripción completa de la consulta.
o Dirección y datos de contacto del Titular consultante.
ii. En caso de que el causahabiente del Titular solicite la consulta, deberá adjuntar:
o Área a la cual va dirigida (Servicio al Cliente).
o El nombre y número de identificación del Titular.
o Copia documento de identidad del Titular.
o Nombre, número de identificación y copia del documento de identidad del Causahabiente.
o Copia del registro civil de defunción del Titular.
o Documento que acredite la calidad en que obra (Registro civil de matrimonio, nacimiento etc…).
o Descripción completa de la consulta.
o Dirección y datos de contacto del Causahabiente consultante.
iii. Si se trata del representante legal y/o apoderado del Titular, deberá presentar:
o Área a la cual va dirigida (Servicio al Cliente).
o El nombre y número de identificación del Titular.
o Copia documento de identidad del Titular o certificado de existencia y representación legal.
o Copia Documento de identidad del representante legal.
o Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación etc…).
o En caso de que el poderdante sea menor de edad, deberá presentar la tarjeta de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la calidad de representante o custodio del menor.
o Descripción completa de la consulta.
o Dirección y datos de contacto del consultante.
B. Procedencia de las Quejas y/o reclamos y su procedimiento:
Cuando el Titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de sus derechos, el término máximo para atender la queja o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción del documento.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual no podrá exceder del doble del inicialmente previsto. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja y/o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá desistida la queja o reclamo.
iv. El documento de queja o reclamo deberá contener:
o Área a la cual va dirigida (Servicio al Cliente).
o El nombre y número de identificación del Titular.
o Copia del documento de identidad del titular.
o Descripción completa de la queja o reclamo.
o Dirección y datos de contacto del Titular reclamante o quejoso.
v. En caso de que el causahabiente del Titular solicite la queja o reclamo, deberá adjuntar:
o Área a la cual va dirigida (Servicio al Cliente).
o El nombre y número de identificación del Titular.
o Copia documento de identidad del Titular.
o Nombre, número de identificación y copia del documento de identidad del Causahabiente.
o Copia del registro civil de defunción del Titular.
o Documento que acredite la calidad en que obra (Registro civil de matrimonio, nacimiento etc…).
o Descripción completa de la queja o reclamo.
o Dirección y datos de contacto del Causahabiente reclamante o quejoso.
vi. Si se trata del representante legal y/o apoderado del Titular, deberá presentar:
o Área a la cual va dirigida (Servicio al Cliente).
o El nombre y número de identificación del Titular.
o Copia documento de identidad del Titular o certificado de existencia y representación legal.
o Copia Documento de identidad del representante legal.
o Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación etc…).
o En caso de que el poderdante sea menor de edad, deberá presentar la tarjeta de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la calidad de representante o custodio del menor.
o Descripción completa de la queja o reclamo.
o Dirección y datos de contacto del reclamante o quejoso.
En el caso en el cual la consulta no cumpla con alguno de los requisitos mencionados anteriormente, el personal encargado, dentro de los primeros tres (3) días hábiles de haber recibido la petición, enviará una comunicación al peticionario requiriendo los documentos necesarios para acreditar la legitimidad, así como la identidad del titular de los datos, y, en caso tal, una solicitud de ampliación y especificación sobre el objetivo de la petición presentada.
Transcurridos un (1) mes desde la fecha del requerimiento, si el titular de la información no contesta la solicitud de identificación personal y/o extensión de información con la información solicitada, la consulta deberá ser archivada.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Los desistimientos en las consultas se regirán por lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1755 de 2015, a raíz de la ausencia de términos en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
INSUMOS DISTRICABALLERO no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles sin la debida autorización previa, expresa e informada del Titular. En estos casos, INSUMOS DISTRICABALLERO no realizará ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular de la información, salvo en los casos que por ley nos sea requerido el otorgamiento de la misma y se presente alguna de las siguientes excepciones:
1. Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
2. Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, en cuyos casos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
3. Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
5. Cuando se realice en cumplimiento de una orden pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto, no serán obligatorias. En todo caso, INSUMOS DISTRICABALLERO observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles.
INSUMOS DISTRICABALLERO no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles. Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos que pueda proporcionar la Compañía o los terceros contratados para salvaguardar o almacenar la información. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos y, por lo tanto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información
No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y/O ADOLESCENTES
INSUMOS DISTRICABALLERO procurará no realizar ningún tratamiento sobre datos de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años. El uso de nuestras plataformas digitales y productos solo es para mayores de edad. Sin embargo, en caso de que los menores de 18 años con capacidad jurídica quieran usar los productos deberán contar con la autorización expresa por parte de su representante legal.
De presentarse el tratamiento de datos de menores de edad, INSUMOS DISTRICABALLERO garantizará, como Responsable del Tratamiento, que dichos datos personales serán tratados adecuadamente, aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones sobre protección de bases de datos personales vigentes.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes tendrá un tratamiento especial y unas medidas rigurosas para su protección. Aquellos datos que no sean de naturaleza pública cumplirán con los siguientes parámetros y requisitos:
· Responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
· Se asegurará el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
· Se valorará la opinión del menor cuando éste cuente con la capacidad y autonomía debidas para entender el asunto.
· En todo caso, corresponderá a los representantes legales de los niños, niñas y adolescentes otorgar la autorización para proceder con el Tratamiento de los datos personales de los menores, si no se cuenta con la autorización del representante no se hará tratamiento de los mismos y no se le podrá prestar el servicio al menor.
TRANSMISIÓN Y/O TRANSFERENCIA NACIONAL Y/O INTERNACIONAL
INSUMOS DISTRICABALLERO podrá compartir la información de los datos personales con aquellos terceros que sea necesario para el desarrollo de sus actividades y objeto social, siempre protegiendo los derechos e información del titular del dato.
A través de la Transmisión o Transferencia de Datos Personales INSUMOS DISTRICABALLERO podrá recolectar Datos personales, entre ellos número de teléfono y/o correo electrónico, por los medios antes referidos que podrán ser compartidos a terceros. Se aclara que dichos terceros, incluye, pero sin limitarse al tercero denominado comercialmente como “Amplitude” de analytics.
La Transmisión o Transferencia de Datos Personales que se realice observará las reglas que para tal efecto disponga la normatividad aplicable y la autoridad de control, especialmente las siguientes:
Cuando se trate de transmisiones o transferencias nacionales de datos personales, INSUMOS DISTRICABALLERO se asegurará del cumplimiento de las exigencias de la legislación de protección de datos vigente y las medidas de protección por parte del encargado o nuevo responsable, según sea el caso.
De tratarse de una transferencia internacional se deberá asegurar que el país receptor de los datos personales proporcione niveles adecuados de protección, de la forma que establezca la Autoridad de Control en Colombia, para que la misma profiera la declaración de conformidad a la que se refiere el parágrafo primero del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Cuando el país receptor no cumpla con los estándares adecuados de protección de datos, la transmisión o transferencia quedará prohibida a menos que se configure alguna de las siguientes excepciones legales, y condicionada como se establece a continuación:
· Que el Titular haya dado autorización expresa e inequívoca para la transferencia o transmisión de datos.
· Intercambio de datos de carácter médico cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud e higiene pública.
· Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
· Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad
· Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con autorización del Titular.
En caso en el cual el país receptor no cumpla con los estándares adecuados de protección de datos, la transmisión y/o transferencia quedarán condicionadas al siguiente procedimiento:
Se establecerán cláusulas contractuales o se celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará:
1. Alcances del tratamiento.
2. Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y,
3. Las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable.
4. Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
5. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
6. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
Mediante dicho contrato, el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes.
REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, la Compañía registrará sus bases de datos, de ser procedente, junto con la presente política de tratamiento de Datos Personales en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento establecido para el efecto.
VIGENCIA
Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de INSUMOS DISTRICABALLERO durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades expuestas en este manual o para que la Empresa pueda cumplir con sus deberes legales.
Sin embargo, la información será revisada cada año para verificar la veracidad del dato y finalidad de seguir con su tratamiento.
La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su firma y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a través del sitio web: www.districaballerosas.com
De ser necesario INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S. se reserva el derecho a modificar la presente Política de forma unilateral.
JEAN KARLO PINZON CABALLERO
C.C. No. 1.000.179.064
Representante Legal
INSUMOS DISTRICABALLERO S.A.S.
NIT. 901.859.667 - 8